Od najbliższego zjazdu, czyli od jutra, wprowadzamy w naszej organizacji małą innowację. Wszystko po to, aby jeszcze bardziej ułatwić studiowanie naszym studentom. Pierwsza rzecz to noclegi, które dla was organizujemy. Tu problemem są kolejki przy recepcji.Gdy naraz 200 osób się pojawia to może to nieco trwać. Od tego zjazdu postanowiliśmy pośredniczyć w płatnościach. Przyjęliśmy pieniądze za noclegi i przekażemy do hotelu. Powinno to całkiem poważnie przyspieszyć ten proceder bo odpada w hotelu płacenie i wystawianie faktury. Jak wyjdzie? zobaczymy.
Ten sam problem związany jest z obiadem. W zależności od sali wykładowej to również, albo drogo, albo kolejki w restauracji. Kilka razy już organizowaliśmy catering. Teraz chcemy tą organizację trochę zautomatyzować, aby móc zamawiać obiady z góry, a z zajęć zejść do nakrytego stołu.
Kolejna sprawa to od zawsze pośredniczyliśmy w łączeniu pojedynczych osób jeżeli chodzi o wspólny transport na zajęcia i miejsce w hotelu, aby najzwyczajniej nie tracić pieniędzy na gdy kilka osób jest z jednego miasta lub analogicznie nie wynajmować 3 osobowego pokoju tylko dla siebie. Transport też jeszcze lepiej zorganizujemy, jednak narazie wzięliśmy na warsztat problem z wiązany z tym „z kim jestem w pokoju i kto ma klucz”.
W ten sposób dochodzimy do czegoś co nazwaliśmy Informatorem Osobistym. Przed zjazdami zawsze dostajecie maila z linkami do rezerwacji pokoju, obiadu itp. Wzorem linii lotniczych, przed każdym zjazdem mailem będziemy rozsyłać taki informator. Jedna kartka A4, którą można mieć na telefonie lub wydrukować, gdzie będziecie mieć wszystkie spersonalizowane informacje dotyczące zjazdu. Adres sali wykładowej, numer telefonu i adres hotelu oraz imprezy integracyjnej jak i rozpiska jak dojechać komunikacją publiczną. Informacje o tym kto, kiedy i o czym wykłada. Kupon świadczący o wykupieniu obiadu za naszym pośrednictwem, dane waszego pokoju, email i numer telefonu do swoich współlokatorów oraz do wszystkich osób z zespołu ASBIRO, które są na zjeździe i które zawsze możecie poprosić o pomoc. Po prostu wszystkie informacje w jednym miejscu.
Tak naprawdę dopiero to testujemy i ze zjazdu na zjazd będziemy usprawniać. Już mamy od was feedback, że trzeba dorobić np. edycje zarezerwowano pokoju czy opcje anulowania zamówień, w przypadku, gdy jednak ktoś nie będzie się mógł pojawić na zajęciach, np. tak jak jeden nasz student, który dziś skręcił nogę. Za cały feedback serdecznie dziękujemy. Myślimy, że taka mała innowacja usprawni naszą organizację i dzięki niej będziemy mieli więcej czasu na ASBEERING .
