Jak szukać najlepszych pracowników? Na co naprawdę powinniśmy zwrócić uwagę przy rozmowach kwalifikacyjnych? I jeszcze jedna rzecz, która jest nieunikniona… . Z tego artykułu dowiesz się jak zbudować zespół marzeń, na co musisz zwrócić uwagę, a na co uważać.
Budowanie zespołu – 3 ważne etapy
- Najpierw musi być wprowadzona struktura organizacyjna. Chodzi o to, żeby pracownicy, którzy dołączą do was, dokładnie wiedzieli, za co odpowiadają. Muszą mieć dokładnie opisane swoje stanowisko. Oczywiście na początku jedna osoba może być na wszystkich stanowiskach, ale muszą być one jasno zdefiniowane. Jeśli zostanie to określone, jest to 1 krok, aby trafnie reklamować i dawać ogłoszenie o pracę.
- Kolejnym krokiem jest zbudowanie systemów i procedur. Każdy musi wiedzieć krok po kroku, co ma zrobić. Ważne, aby to było napisane w najprostszy możliwy sposób. (Jedna uwaga. To nie może być zrobione odgórnie, ale oddolnie od waszych pracowników. Niech wszystko zapiszą tak, jak oni teraz to robią). Dopiero jak przedstawią cały proces, dopiero wtedy można wspólnie go usprawnić. Ważne, jakiekolwiek robicie zmiany, musicie je robić w porozumieniu ze współpracownikami.
- Kiedy macie systemy i procedury, wtedy już nie musicie zatrudniać tylko utalentowanych i doświadczonych pracowników. To jest ten moment, kiedy możecie zatrudniać osoby bez żadnego doświadczenia.
Rekrutacyjna klęska
Chcecie mieć samodzielny zespół, którym nie musicie ciągle zarządzać? Jak wygląda Wasza rekrutacja, a jak powinna? Najpierw zwrócę Waszą uwagę, na pozornie odbiegające pytanie. Ile czasu ludzie przeznaczają na wybranie np. telefonu?
Pierwsze co sprawdzamy, to opinie, ceny, rozglądamy się. Potrafimy w tak niewinny sposób przeznaczyć kilka godzin, dni, a czasem tygodni. Przykładowo niech telefon nawet kosztuje 5000 zł. Porównajmy to z rocznym kosztem zatrudnienia pracownika. Nawet gdyby to była najniższa krajowa, to różnica i tak jest ogromna.
Zatrudnianie osób z przypadku lub na prośbę rodziny i znajomych też może dużo kosztować. Dlaczego więc między wyborem telefonu, czy zatrudnieniem pracownika jest taka dysproporcja? Cały wizerunek, kontakt z tą osobą, nawet jeśli to byłby tylko kierowca, świadczy o naszej firmie.
CV – ściema, czy prawda?
Wielu z nas robi błąd, bo przegląda CV. Tak naprawdę możemy je wyrzucić do kosza. To nie jest dokument. Każdy może napisać tam co chce. To co jest ważne to osobowość. Chcecie mieć wybitne jednostki, ale nie wybitne bo są tak wyspecjalizowane w danej dziedzinie. Tylko osobowościowo wybitne. Takimi osobami są te, które same z siebie wychodzą z inicjatywą. To właśnie te jednostki chcemy. Nasze działania i poszukiwania powinniśmy skupić właśnie na takich osobach.
Budowanie zespołu marzeń i zasada Lider-Lider
Wskaźniki
Pierwszym punktem do budowania zespołu była struktura organizacyjna z opisanymi stanowiskami. Oprócz samych opisów musimy mieć również KPI, czyli wskaźniki. Dzięki nim każdy z pracowników będzie wiedział, czy dobrze wykonuje swoją pracę. Wskaźniki te muszą być mierzalne i bardzo obiektywne. Dlaczego to jest bardzo ważne? Chodzi o to, byśmy potem my nie narzekali na kogoś, że źle pracuje. Maj one słyżyć jednej, jak i drugiej stronie.
Lider-lider
Przykładem tego punktu jest Dawid Marquet. [Książka Turn the ship around]. Był on szkolony przez cały rok na kapitana konkretnej łodzi podwodnej. Tak długie szkolenie wynikało ze skomplikowanych systemów łodzi. Na parę tygodni przed mianowaniem go kapitanem przydzielono mu inną łódź. Całkowicie się różniła od tej, na której się szkolił. Z powodu brak czasu na ponowne przeszkolenie został rzucony na głęboką wodę. Początkowo był załamany, ale finalnie dało mu to bardzo ważny wniosek. Zrozumiał jedną ważną rzecz. On nie może być liderem, który rządzi ekipą, która tylko i wyłącznie się go słucha.
Wprowadził zupełnie nowe podejście. Strukturę lider – lider. Wyszedł z założenia, że żeby mógł w ogóle wyjechać na misje, musi przekazać część swojej władzy wszystkim na tej łodzi. I to, co się stało, było zdumiewające. Ponieważ łódź, którą dostał, była uznawana za najgorszą dla marynarki wojennej Stanów Zjednoczonych. Dzięki nowemu systemowi zmienił jej opinię na najlepszą łódź, która trwała jeszcze przez kolejne ok. 8-10 lat. Zostały również przepisane wszystkie podręczniki marynarki wojennej na podstawie jego metod zarządzania.
Kij i marchewka.
Jeżeli będziemy cisnąć naszych pracowników tylko i wyłącznie kijem, a nie marchewką, to wtedy takie osoby się wypalą. W rezultacie będziemy narzekali, że nasi pracownicy nie są zmotywowani, że nie pracują czy że nie wychodzą z własną inicjatywą. Musimy dać im możliwości, aby oni się wykazali, że też potrafią podejmować decyzje. Pamiętajcie o tym, że każdy z waszych pracowników potrafi podejmować decyzje i kiedy dajemy im odpowiednią władzę, wtedy czują się potrzebni.
Testy na lidera i pracownika
Jeśli macie swoich menadżerów, którzy powinni być liderami, to możecie zrobić bardzo prosty test. Zastanówcie się. Pierwsze pytanie, czy trzeba nimi zarządzać? Dobry lider wychodzi z własną inicjatywą. Drugie pytanie, czy regularnie pozytywnie nas zaskakują? Dzięki tym prostym dwóm pytaniom macie odpowiedź natychmiastową, czy dana osoba nadaje się na lidera, czy nie. Może być tak, że nadaje się, ale nie pod naszymi skrzydłami. Jeśli nie jesteśmy wstanie tej osoby zainspirować, wtedy najlepiej się szybko rozstać. Inaczej w takiej sytuacji robimy sobie i tej drugiej osobie krzywdę. Ta sama zasada dotyczy również pracowników.
Pytanie testowe dla pracowników jest zupełnie inne. Czy wiedząc, kim ta osoba jest, jeszcze raz zostałaby zatrudniona? Jest to bardzo proste pytanie, zero jedynkowe. Jeśli odpowiedzieliście “nie”, to znacie odpowiedź, co należy zrobić. Problem, jaki się zwykle może się pojawić, są to często wieloletni pracownicy. Znamy ich rodzinę, spotykamy się poza firmą i powstaje tutaj bariera, która powoduje finalnie, że osobę niekompetentną pozostawiamy w firmie.
Budowa zespołu na partyzanta
Jako mała firma nie możemy wykonywać takich samych kampanii reklamowych jak olbrzymie korporacje. Nie mamy z nimi szans, bo nasz budżet zwyczajnie na to nie pozwoli. Chodzi tutaj o wszystkie tradycyjne metody reklamowania czegoś, czyli poprzez gazety, portale, telewizję, radio. Dlatego musimy być kreatywni i musimy znaleźć inne sposoby. Takie, które są dużo, dużo lepsze niż te tradycyjne. Sytuacja jest podobna do wrogiego wojska i partyzantów. Oni nie mieliby siły wygrać w walce frontowej z wojskami. Muszą walczyć nie konwencjonalnie. I tak samo my musimy patrzeć na pracowników i cały marketing.
Przykładem jednej z pierwszych reklam do pozyskiwania pracowników Googla.
Postawili ten bilbord, tuż obok siedziby Apple i tym trafili w sedno. Ponieważ programiści analitycy uwielbiają takie zagadnienia matematyczne. Kiedy już ktoś odgadł, o co tutaj chodzi. Wchodził przez kolejne serie stron internetowych. Dopiero ostatnia mówiła, że poszukują wybitnych osób takich jak on. W ten sposób bez olbrzymich kampanii reklamowych pozyskali najlepszych z najlepszych.
Rozmowa kwalifikacyjna
Nie słuchajcie tego, co wam mówi kandydat na rozmowie. On powie to, co chcecie usłyszeć. Odnoście się do jego przeszłości. Możecie zadać mu pytanie: „Podaj przykład, kiedy wykaraskałeś się z problemu z klientem”. Wtedy dopiero patrzymy, czy ta osoba mówi prawdę, czy nie. Powinniśmy bazować na przeszłości, a nie na pytaniach, co byś zrobił.
Ważne jest też, abyście patrzyli na osobowość. Pamiętajcie, osobowość nie wychodzi z tego, co ta osoba wam powie, tylko jak się zachowuje. Jeżeli jest powolna, bo powoli wchodzi po schodach, to taka będzie w pracy. Nie oszukujcie się. Największym problemem, jaki jest przy rekrutacji to to, że człowiek usprawiedliwia tę osobę: bo ładnie się ubrał, bo był punktualny – i tak sami siebie oszukujemy.
Możecie wykonać test, tutaj na przykładzie inżynierów:
Dajemy im do zmierzenia proste pomieszczenie i to na co patrzymy, to nie jest to, jak oni to mierzą. Patrzymy, w jaki sposób się zachowują i mierzą. Jeżeli ktoś idzie sobie powolutku i się boi, to my wiemy, że taka sama będzie w pracy. Jeśli natomiast ktoś zdecydowanym krokiem chodzi, nie boi się przemieszczać i wykonuje swoje zadanie, to również w taki sposób będzie wykonywać obowiązki.
Tutaj pojawia się również zupełnie inna metoda rekrutacji, czyli na skróty. Polega to na tym, że wystarczy pracownika np. produkcji rzucić do zupełnie innego zadania np. malowania ścian. Po 30 sekundach wiemy, czy ta osoba się nadaje do pracy, czy nie. I to autentycznie widać z jego ruchu czy jest zdecydowany, czy też nie.
| Rozmowy kwalifikacyjne ściągawka | Ogólne zasady budowania zespołu |
| – Pozbyć się gotowych odpowiedzi. | – Nigdy po znajomości/rodzinie. |
| – Nie słuchać teorii , ja bym … . | – Nigdy na siłę (najlepszy ze zgłoszonych) |
| – Nie oszukuj siebie. | – Presja czasu nie może obniżać kryteriów |
| – Dyskretny symbol wśród komisji. | – Gotowe pytania i oceny |
| – Wymarzonego kandydata od razu czuć. | – Zapoznać się z CV |
| – „Nieformalne” odprowadzenie. | – Szanować: patrzeć w oczy, nie lekceważyć. |
Kompetencje
Zasada Petera
Dr Laurence J. Peter
W organizacji hierarchicznej każdy awansuje aż do osiągnięcia własnego progu niekompetencji.
Powiedzmy, że ktoś jest dobrym nauczycielem i jest wakat na zastępcę dyrektora. Weźmiemy najlepszego nauczyciela. Zostaje on wicedyrektorem. Świetnie się tam sprawdza, więc zostaje dyrektorem. Ponownie super się sprawdza, więc go mianują na jakiegoś regionalnego dyrektora, aż może w końcu trafi do ministerstwa. A tam się okazuje, że odpowiada za budżet, z czego nigdy w życiu budżetami się nie zajmował. Trafił tutaj na próg swojej niekompetencji. Najczęściej takie osoby zostają na tych stanowiskach i są z tego powodu bardzo nieszczęśliwe.
Z zasady Petera wynika pewna ciekawa rzecz. My naturalnie wiemy, że jeśli ktoś ma do jakiegoś stanowiska dojść, to musi swoje przejść. Jednak warto się zastanowić, czy może niektóre osoby awansować o kilka pozycji wyżej. Np. ktoś był pomocnikiem w biurze, a potem awansujemy go na menadżera biura. Tylko tutaj trzeba uważać na wszystkie te wdrożone zasady w firmie. Nie musi być tak, że jest to uklepana jakaś ścieżka rozwoju kariery. Próbujcie kombinować.
Jeśli daliby Wam awans o stanowisko wyżej i byście musieli wybrać swojego następcę, to kogo wybierzecie? Prawdopodobnie, będzie to osoba, która najbardziej lubicie. A osobę, którą się najbardziej lubicie, jest zwykle tą, która najlepiej się nas słucha. Gdy powie się jej coś, to nie zadaje pytania, tylko to robi.
Tutaj pojawia się mechanizm, że intuicyjnie chcemy dobrze, a psujemy. Ponieważ osoba, która jest bardzo dobrym wykonawcą, wskakuje w miejsce osoby, która wydaje rozkazy innym. Tutaj w bardzo niewinny sposób możemy doprowadzić, że firma staje się niefunkcjonalna, dlatego, że awansowane są nie te osoby. W tym przypadku najlepiej awansować kogoś, kto był niesfornym pracownikiem. Ktoś, kto zawsze zadawał pytania, kwestionował to i zawsze robił po swojemu. To jest ten lider, który poprowadzi ten dział do przodu.
Jasne wartości
Ostatni punkt, najważniejszy. Bez tego biznes nie istnieje, to jest DNA waszej firmy. To jest ta miękka strona, która tworzy podwaliny pod całą waszą konstrukcję. Bez tego, kim tak naprawdę jesteście, niczego mocnego nie zbudujecie. Dekalog, czyli wartości, którymi się kierujecie. Problemem w tego typu w listach jest jeden. Zwykle są one odgórnie przedstawione pracownikom. Przez to, jest to tylko suchy dokument, którego nikt nie traktuje poważnie. Dlatego dekalog musi być żywy. Jeśli ktoś, coś zrobił nie tak, to nie mówimy mu, co zrobił nie tak. Tylko według którego punku było to niewłaściwie zrobione. I wtedy mamy odniesienie.
Np. Słuchaj, pamiętaj pierwszy punkt naszego dekalogu, wierzymy w dobrze wykonaną robotę.
Przykładowy dekalog:
- Wierzymy w dobrze wykonaną robotę.
- Okaż szacunek i pomoc współpracownikom, jak również klientom.
- Dawaj od siebie więcej niż jest wymagane.
- Rób wszystko według zasady sztafety.
- Dbaj o wizerunek firmy.
- Zawsze bądź na czas ze wszystkimi.
- Zawsze mów prawdę.
- Nie ustawaj w uczeniu się.
- Nieustannie szukaj nowych, skalowych rozwiązań.
- Nie bój się eksperymentować pomysłami.
To jest przykład, musicie na podstawie własnej firmy stworzyć własny dekalog. Ten powstał na przykładzie już wcześniej wdrożonych procedur i analizy całego zespołu wraz z właścicielem biznesu. Cała ta lista była tego wynikiem.
W skrócie:
| 1. Najpierw struktura organizacyjna. | 9. Bądź kreatywny w dotarciu do najlepszych pracowników. |
| 2. Budowanie systemów i procedur. | 10. Zadawaj pytania rekrutacyjne w kontekście przeszłości. |
| 3. Poświęć odpowiedni czas na rekrutację i nie śpiesz się. | 11. Obserwuj sposób zachowania i poruszania się. |
| 4. CV to nie dokument, zwróć uwagę na osobowość. | 12. Miej przygotowane gotowe pytania i oceny. |
| 5. Miej realne i obiektywne KPI, czyli wskaźniki. | 13. Ścieżka kariery nie musi być na stałe uklepana. |
| 6. Dziel się władzą, struktura lider-lider. | 14. Każdy może awansując dość do progu swojej niekompetencji. |
| 7. Nie tylko kij, pamiętaj o marchewce. | 15. Miej żywy dekalog wartości. |
| 8. Rób pytania – testy. | |
Artykuł ten powstał na podstawie wykładu:
Procedury w zarządzaniu- Michael Krajewski
„Firma powinna działać bez właściciela”.
Michał z pasją uczy jak tego dokonać.
Jest przedsiębiorcą oraz inwestorem. Ukończył studia jako inżynier lotnictwa. Szybko jednak zdał sobie sprawę z tego, że jego prawdziwą pasją jest budowanie skalowalnych biznesów, które działają bez właściciela. Jest właścicielem firmy produkującej Stal w Londynie, którą od lat buduje z niesamowitym zaangażowaniem i precyzją. Celem jego firmy jest wdrażanie innowacyjnych rozwiązań, które poprawę jakości usług i wartości oferowanych w sektorze produkcji stali.
….
Chciałbyś uczestniczyć w podobnych wykładach?
Zapraszam Cię na nasze Seminarium – Online, które odbędzie się 05.03 – 06.03.22 r. Będziesz mógł uczestniczyć w 10 mega merytorycznych wykładach prowadzonych tylko przez przedsiębiorców. Dodatkowo przygotowaliśmy konsultacje online na zoom z każdym wykładowcą, dzięki czemu będziesz mógł otrzymać odpowiedzi na nurtujące Cię pytania. Trwa obecnie najniższa cena FIRST MINUTE do 09.02.22 r. Sprawdź -> KLIKNIJ TUTAJ
